AI במשרד רואה החשבון: סודיות, פרטיות ובדיקה

ממה להיזהר

• תקנה 15(א)(1) דורשת לבחון את סיכוני האבטחה ״לפני ביצוע ההתקשרות״. כלי שכבר נמצא בשימוש בלי בדיקה הוא פער שצריך לסגור עכשיו, לא בחידוש המנוי.
• ״ממשק באנגלית, מנוי אישי בכרטיס האשראי של העובד״ הוא בדיוק המצב שבו אין הסכם בכלל. הנוהל צריך לומר במפורש שחשבון כזה לא מקבל מידע של לקוחות.
• טבלת המיפוי של הכלי היא נקודת התחלה. הוא עלול לסמן נושא כ״מכוסה״ כשהסעיף בכלל עוסק במשהו אחר. קראו כל סעיף שהוא מפנה אליו.

איך מתחילים

1. רשמו את הכלים שבשימוש בפועל במשרד, כולל חשבונות פרטיים של עובדים, ולכל כלי את סוג החשבון ואם נחתם הסכם עיבוד נתונים (DPA).
2. העלו לכלי את תנאי השימוש ואת ה-DPA של הספק והריצו את הפרומפט: הוא ממפה אותם מול רשימת הנושאים של תקנה 15(א)(2), עם הפניה לסעיף בכל שורה.
3. השלימו את מה שהכלי סימן ״לא נמצא״ מול הספק, אשרו את הנוהל בהנהלת המשרד, והדריכו את כל מי שעובד עם הכלים, כולל מנהלות חשבונות ומתמחים. יועצי מס מייצגים חייבים לפי סעיף 15(ב) לחוק שלהם לנקוט ״אמצעים סבירים״ כדי שהעובדים ישמרו על סודיות.

פרומפט להעתקה

אני [רואה חשבון/מנהלת חשבונות/יועץ מס] במשרד של [מספר] עובדים. צירפתי את תנאי השימוש ואת הסכם עיבוד הנתונים של [שם הכלי, סוג החשבון]. חלק א: הכן טבלה לפי הנושאים שתקנה 15(א)(2) לתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע) דורשת לקבוע בהסכם: המידע שמותר לעבד ומטרות השימוש; המערכות שהספק ניגש אליהן; סוג העיבוד; משך ההתקשרות, השבת המידע והשמדתו בסיום; אמצעי אבטחה; התחייבות לסודיות של בעלי ההרשאות אצל הספק; קבלני משנה; דיווח שנתי והודעה על אירוע אבטחה. לכל נושא ציין את הסעיף במסמכי הספק שעונה עליו, או כתוב ״לא נמצא״. חלק ב: נסח טיוטת נוהל פנימי: כלים מאושרים, מה אסור להזין, איך בודקים תוצר, מי מאשר חריגות, ומתי בודקים את הנוהל מחדש. השאר [להשלמה] בכל החלטה של הנהלת המשרד. אל תמציא סעיפי חוק שלא הזכרתי.

ממה להיזהר

• תיאור שהכלי ״שיפר״ עלול לתאר עבודה שלא נעשתה, למשל ״ביקורת״ במקום ״סקירה״ או ״הכנת דוח״ במקום ״איסוף מסמכים״. תיאור שירות מקצועי צריך להיות מדויק; קראו כל שורה.
• גם שורת חיוב חושפת מידע על הלקוח (״טיפול בשומה לפי מיטב השפיטה״). לכן עובדים רק בכלי שאושר בנוהל המשרד, ומחליפים שם בקוד לקוח גם שם.

איך מתחילים

1. ייצאו מתוכנת ניהול הזמן או מהגיליון את רישומי החודש, עם קוד לקוח במקום שם.
2. הריצו את הפרומפט עם רשימת המונחים הקבועה של המשרד.
3. השוו את סך השעות בפלט לסך בקובץ המקורי, לכל לקוח, לפני שמפיקים חשבון.

פרומפט להעתקה

להלן רישומי זמן של החודש (עמודות: קוד לקוח, תאריך, שעות, תיאור קצר): [הדבקה]. לכל קוד לקוח, כתוב פירוט לחשבון שכר טרחה: שורה לכל סוג שירות, תיאור ענייני של שורה אחת בעברית, וסך השעות. השתמש רק במונחים מהרשימה הזאת: [רשימת מונחים]. אל תשנה, תעגל או תאחד שעות. אל תוסיף עבודה שלא מופיעה ברישומים. בסוף כל לקוח הצג את סך השעות, כדי שאוכל להשוות לקובץ המקורי.

ממה להיזהר

• הכלי מציע סיווג; הקביעה אם הוצאה מוכרת או אם יש מע״מ תשומות לנכות היא שלכם. לפי תקנה 1א(1), שירות מקצועי ניתן ״לפי הכללים, התקנים והנוהלים המקובלים במקצוע... לפי מיטב שיקול הדעת״.
• קופיילוט באקסל עורך את הקובץ ישירות, וכל מי שיש לו גישה לקובץ רואה את השינויים. עבדו על עותק, ושמרו את הקובץ בתיקייה שרק צוות התיק רשאי לגשת אליה.
• מיקרוסופט עצמה ממליצה לא להסתמך על קופיילוט באקסל בהחלטות פיננסיות. לכן השוואת הסכומים בגיליון הסיכום לדף הבנק היא חלק מהעבודה, לא שלב רשות.

איך מתחילים

1. ייצאו את התנועות לאקסל ושמרו את הקובץ ב-OneDrive או ב-SharePoint של המשרד. הוסיפו גיליון עם טבלת המיפוי שלכם: מילת מפתח בתיאור ← כרטיס חשבון.
2. פתחו את קופיילוט במצב Plan והריצו את הפרומפט. הוא יציג תוכנית; אשרו אותה רק אם היא מוסיפה עמודות ולא משנה את נתוני המקור.
3. סננו לפי עמודת ״ביטחון״ ובדקו ידנית כל שורה שסומנה ״לא בטוח״ וכל סכום מעל הרף שקבעתם, לפני הקליטה בתוכנת הנהלת החשבונות.

פרומפט להעתקה

בגיליון ״תנועות״ יש תנועות בנק של החודש (תאריך, תיאור, חובה, זכות). בגיליון ״מיפוי״ יש טבלת מילות מפתח וכרטיסי חשבון. הוסף שלוש עמודות בלי לשנות את העמודות הקיימות: ״כרטיס מוצע״ לפי טבלת המיפוי בלבד; ״ביטחון״ עם הערך ״גבוה״ רק כשמילת מפתח תואמת במדויק, ואחרת ״לא בטוח״; ״הערה״ שמסבירה בקצרה למה. אל תמציא כרטיסים שאינם בטבלת המיפוי. בסוף הוסף גיליון סיכום: סך חובה וזכות לפי כרטיס מוצע, וסך כל התנועות, כדי שאשווה לדף הבנק.

ממה להיזהר

• לפי רשות המסים, ״ללא מספר הקצאה לא תאפשר רשות המסים לנכות את מס התשומות הכלול בחשבונית.״ הכלי מסמן חשבוניות חשודות; ההחלטה מה לנכות בדוח היא שלכם.
• מספר הקצאה שמופיע בחשבונית אינו הוכחה שהוא תקין. רשות המסים ממליצה לוודא שהמספר ״אכן ניתן על ידי רשות המסים ותואם את שאר פרטי החשבונית״. הכלי לא יכול לבדוק זאת.
• הרפים משתנים לפי לוח זמנים של רשות המסים. לפני כל תקופת דיווח בדקו שהרף בנוסחה עדיין נכון.

איך מתחילים

1. ייצאו מתוכנת הנהלת החשבונות את חשבוניות התשומות של התקופה: תאריך, ספק, מספר חשבונית, סכום לפני מע״מ, מע״מ, מספר הקצאה.
2. הריצו את הפרומפט בקופיילוט באקסל במצב Plan. בקשו שיוסיף עמודה עם נוסחה, ולא שיכתוב ערכים, כדי שתוכלו לבדוק את הלוגיקה.
3. לכל חשבונית שסומנה, ודאו בשירות ״אימות פרטי חשבונית הספק על סמך מספר הקצאה״ של רשות המסים שנתוני החשבונית תואמים למה שהספק דיווח, ופנו לספק לפני הגשת הדוח.

פרומפט להעתקה

בגיליון יש חשבוניות תשומות (תאריך עסקה, ספק, מספר חשבונית, סכום לפני מע״מ, מע״מ, מספר הקצאה). הוסף עמודה ״חסר מספר הקצאה״ עם נוסחה ולא עם ערכים קבועים: הערך ״כן״ כשתאריך העסקה מ-1.6.2026 והסכום לפני מע״מ עולה על 5,000, או כשתאריך העסקה בין 1.1.2026 ל-31.5.2026 והסכום לפני מע״מ עולה על 10,000, או כשתאריך העסקה בשנת 2025 והסכום לפני מע״מ עולה על 20,000, ועמודת מספר ההקצאה ריקה. אחרת ״לא״. הדגש בעיצוב מותנה את השורות שסומנו ״כן״, והוסף גיליון סיכום: מספר החשבוניות שסומנו וסך המע״מ שבהן. הסבר במשפט אחד את הנוסחה שכתבת.

ממה להיזהר

• לפי תקנה 1א(4), דוח או חוות דעת ניתנים ״על סמך בדיקתו האישית שלו, או של שותפו, או של פקידו, או של רואה חשבון אחר...״. סימון של הכלי אינו בדיקה. תעדו בנייר העבודה מה אתם בדקתם.
• הכלי מסמן לפי הרף שנתתם. סעיף מהותי שהשתנה מעט, או סעיף חדש שחסר בתקופה אחת, לא יסומן. קריאה של הרשימה המלאה נשארת חלק מהעבודה.

איך מתחילים

1. ייצאו מאזן בוחן לשתי התקופות לגיליון אחד, עם מספר כרטיס, שם כרטיס ויתרה לכל תקופה.
2. הריצו את הפרומפט במצב Plan ובדקו שהנוסחאות מחשבות הפרש ואחוז שינוי נכון, כולל כרטיסים שיתרתם הקודמת אפס.
3. עברו על כל חריגה, תעדו בנייר העבודה מה בדקתם ומה מצאתם, והעבירו ללקוח רק את השאלות שאתם עדיין צריכים.

פרומפט להעתקה

בגיליון יש מאזן בוחן לשתי תקופות (מספר כרטיס, שם כרטיס, יתרה [שנה קודמת], יתרה [שנה נוכחית]). הוסף עמודות עם נוסחאות: הפרש בש״ח, אחוז שינוי (אם היתרה הקודמת אפס, כתוב ״חדש״), ועמודת ״חריגה״ שמסומנת כשההפרש עולה על [סכום] ש״ח וגם על [אחוז]%. בגיליון נפרד רשום את הכרטיסים החריגים, ולכל אחד שאלה אחת עניינית ללקוח שתעזור להבין את השינוי. אל תציע הסבר לשינוי ואל תסיק מסקנות חשבונאיות.

ממה להיזהר

• משפט כמו ״כדי שתקבלו החזר״ במכתב הוא כבר הבטחה או ייעוץ. הכלי נוטה להוסיף משפטים כאלה; מחקו אותם.
• ההערות מהשנה הקודמת מלמדות על מצבו הכלכלי והמשפחתי של הלקוח. לפי חוק הגנת הפרטיות זה מידע בעל רגישות מיוחדת, ולכן הוא עובר רק לחשבון עם הסכם, ולא לחשבון האישי של עובד.

איך מתחילים

1. בנו פעם אחת תבנית משרדית של כל סוגי המסמכים שאתם מבקשים, בלי פרטי לקוח.
2. לכל לקוח, הדביקו בכלי המאושר את הסעיפים הרלוונטיים לו מהתבנית ואת ההערות מהשנה הקודמת, והריצו את הפרומפט.
3. עברו על הרשימה מול התיק, מחקו כל מסמך שהכלי הוסיף מעצמו, ושלחו מהדוא״ל של המשרד, לא מהכלי.

פרומפט להעתקה

הכן רשימת מסמכים ומכתב לוואי קצר ללקוח של משרד [שם המשרד], לקראת הכנת הדוח השנתי לשנת [שנה]. השתמש רק בסעיפים האלה מהתבנית שלנו: [הדבקת סעיפים]. הערות מהשנה הקודמת: [הערות]. חלק את הרשימה לפי נושא, כתוב ליד כל מסמך ממי מקבלים אותו, והוסף עמודת ״התקבל״ ריקה. המכתב: עברית פשוטה, פנייה ב[לשון], מועד להמצאה [תאריך], ובלי שום הסבר על חבות מס או על זכאות להטבה. אל תוסיף מסמכים שלא ברשימה; אם נראה לך שחסר משהו, כתוב זאת בנפרד בסוף, תחת ״לבדיקת המשרד״.

ממה להיזהר

• הכלי עלול ״להשלים״ נתון שלא כתוב, כמו מדד בסיס או מועד תשלום. לפי תקנה 1א(1) השירות ניתן ״לפי מיטב שיקול הדעת״ שלכם; נתון בלי מספר סעיף לא עובר לתיק.
• צדדים שלישיים בחוזה לא נתנו לכם שום הסכמה. לפי סעיף 8(ב) לחוק הגנת הפרטיות, מידע אישי במאגר מעובד רק ״למטרת המאגר שנקבעה לו כדין״; אל תשתמשו בו לשום דבר מעבר לתיק.

איך מתחילים

1. העלו את החוזה בחשבון העבודה המאושר. אם הוא ארוך, העלו רק את הסעיפים הכספיים ואת נספח התשלומים.
2. הריצו את הפרומפט ובקשו מספר סעיף לכל נתון. נתון בלי מספר סעיף לא נכנס לתיק.
3. בדקו כל סכום, תאריך ומנגנון הצמדה מול החוזה עצמו, ושמרו בתיק את הטבלה עם ציון ״נבדק מול המקור״ ושם הבודק. מחקו את הקובץ מהכלי בסיום.

פרומפט להעתקה

צירפתי [חוזה שכירות/הסכם הלוואה/הסכם שירות] של לקוח [קוד לקוח]. הכן טבלה עם השורות: צדדים ותפקידם; תאריך חתימה ותקופה; אופציות הארכה; סכומים ומועדי תשלום; הצמדה (למה, מדד בסיס, מועד עדכון); ריבית; ביטחונות וערבויות; קנסות ופיצוי מוסכם; תנאי סיום. לכל שורה ציין את מספר הסעיף. אם נתון לא מופיע בחוזה, כתוב ״לא מופיע״. אם אינך בטוח, כתוב ״לא ודאי״. צטט סכומים ותאריכים בדיוק כפי שהם כתובים. אל תפרש את החוזה, אל תעריך את משמעותו החשבונאית או המיסויית ואל תשלים נתונים חסרים.

ממה להיזהר

• מועד להשגה או לערעור שהכלי ״חישב״ ולא העתיק מהמכתב הוא סיכון ממשי ללקוח. כל מועד בהסבר נבדק מול המכתב המקורי.
• הסבר שנשמע כמו חוות דעת (״זו דרישה שגרתית, אין מה לדאוג״) הוא ייעוץ לכל דבר. הכלי נוטה להרגיע; מחקו כל משפט כזה.
• רואי חשבון: גם צילום של מכתב שהלקוח שלח לכם בוואטסאפ הוא ״דבר שהובא לידיעתו תוך כדי מתן שירות מקצועי״ לפי תקנה 1א(3). לקריאתנו, העברה לכלי AI בלי הסכם ובלי הסכמת הלקוח עלולה להיחשב גילוי כזה; לא מצאנו הכרעה של מועצת רואי החשבון בעניין. ליועצי מס מייצגים חלה חובת הסודיות שבסעיף 15 לחוק הסדרת העיסוק בייצוג על ידי יועצי מס.

איך מתחילים

1. הקלידו או הדביקו את גוף המכתב בלי שם, מספר זהות, מספר תיק, כתובת ושם הפקיד. גם בחשבון המשרדי המאושר העלו רק את העמודים הנחוצים.
2. הריצו את הפרומפט. בדקו שכל מועד בהסבר מופיע במכתב המקורי ושהכלי לא חישב מועד בעצמו.
3. הוסיפו מה המשרד עושה ומה נדרש מהלקוח, בניסוח שלכם, ושלחו מהדוא״ל של המשרד.

פרומפט להעתקה

להלן גוף של מכתב מרשות המסים, אחרי שמחקתי פרטים מזהים: [הדבקה]. כתוב הסבר בעברית פשוטה, עד 150 מילים, ללקוח שאינו מבין במסים: (1) איזה סוג מכתב זה, בשם שמופיע בו; (2) מה הרשות מבקשת או קבעה, במשפט אחד; (3) כל מועד שמופיע במכתב, מועתק כלשונו. השאר כל מונח מקצועי בסוגריים אחרי ההסבר שלו. אל תחשב מועדים שלא כתובים, אל תעריך את הסיכויים, אל תמליץ מה לעשות ואל תכתוב אם הדרישה מוצדקת. בסוף כתוב: ״[המשרד יוסיף כאן את ההמשך]״.