AI למשאבי אנוש וגיוס: לעבוד מהר יותר בלי להפלות ובלי לחשוף עובדים

ממה להיזהר

• סעיף 8 מחייב שמודעה בדבר הצעת עבודה תנוסח ״בלשון זכר ובלשון נקבה״ ותהיה בלי הפליה. הפרה היא עבירה פלילית (סעיף 15(א)), ולפי סעיף 15(ב) האחריות הפלילית על מודעה כזו היא של המעסיק או ״הזקוק לעובד״ — גם אם את הנוסח כתב ה-AI.
• ״מקום מגוריהם״ ו״שירות במילואים״ הם עילות אסורות בסעיף 2(א). ״מגורים באזור המרכז — יתרון״ או ״ללא התחייבויות מילואים״ שה-AI הוסיף כדי ״לדייק״ — הם הפליה שלכם.
• ביטויים כמו ״צוות צעיר״ או ״עד שלוש שנות ניסיון״ מסמנים גיל בעקיפין. סעיף 2(ב) רואה כהפליה גם ״קביעת תנאים שלא ממין הענין״.

איך מתחילים

1. כתבו רשימה של דרישות חובה ודרישות יתרון, תנאי העסקה (היקף משרה, מיקום, עבודה היברידית) ותיאור התפקיד — בלי שום נתון על המועמד ״האידיאלי״ מעבר לכישורים.
2. פתחו שיחה חדשה ב-ChatGPT או בקלוד, הדביקו את הרשימה ואת הפרומפט, ובקשו שלוש גרסאות: לאתר דרושים, לפוסט בלינקדאין ולהודעת וואטסאפ קצרה.
3. עברו על כל גרסה עם הרשימה בשלב הבדיקה של הפרומפט: לשון זכר ונקבה בכל פנייה, ובלי גיל, שנות ניסיון ״עד״, ״צעיר״, אזור מגורים, זמינות למילואים או מצב משפחתי. רק אחר כך פרסמו.

פרומפט להעתקה

אתה עוזר גיוס בארגון ישראלי. כתוב מודעת דרושים לתפקיד [שם התפקיד] בשלוש גרסאות: (1) עד 150 מילים לאתר דרושים, (2) פוסט ללינקדאין עד 120 מילים, (3) הודעת וואטסאפ של 3–4 שורות.

כללים מחייבים:
- כל פנייה ותיאור — בלשון זכר ובלשון נקבה (למשל ״דרושים/ות״, ״מתאים/ה״).
- השתמש רק בדרישות ובתנאים שלהלן. אל תוסיף דרישות.
- אל תכתוב שום דבר שנוגע לגיל (כולל ״צעיר/ה״, ״בתחילת הדרך״, ״עד X שנות ניסיון״), למין, להורות, להריון, למצב משפחתי, למוצא, לדת, למקום מגורים, לשירות מילואים, לבריאות או למוגבלות.
- אל תבקש תמונה, תאריך לידה או פרופיל צבאי.

בסוף, תחת הכותרת ״לבדיקה״, רשום כל ביטוי במודעה שעלול להתפרש כהעדפה של קבוצה מסוימת.

דרישות חובה: [...]
דרישות יתרון: [...]
תנאי העסקה: [...]
תיאור התפקיד: [...]

ממה להיזהר

• אל תתנו ל-AI לדחות. לפי סעיף 9(א)(1) לחוק השוויון, מועמד שמוכיח שעמד בתנאים שפרסמתם מעביר אליכם את נטל ההוכחה שלא הפליתם. ״המערכת סיננה אותו״ אינו הסבר שאפשר להגן עליו.
• מודל שפה יכול לשקלל עילה אסורה בעקיפין: פער בקורות החיים (הריון, מילואים), שנת לידה או סיום (גיל), כתובת (מקום מגורים — עילה אסורה בסעיף 2(א)). לכן הם נמחקים לפני ההדבקה, ולא ״רק מבקשים ממנו להתעלם״.
• לקריאתנו, סיכום שנכתב על מועמד ומשמש בהחלטה עליו הוא מידע אישי שהמועמד רשאי לעיין בו (סעיף 13 לחוק הגנת הפרטיות; הנחיה 2/2012 מדגישה את זכות העיון בחוות דעת לפני קבלה לעבודה). כתבו אותו כך שתוכלו להראות אותו — ומחקו אותו כשאינו נחוץ עוד.

איך מתחילים

1. העתיקו את קורות החיים לקובץ עבודה ומחקו בו את הפרטים המזהים ואת כל מה שנוגע לעילות האסורות (גם שנת סיום תיכון או צבא, שמסגירות גיל). שמרו את המקור בנפרד.
2. הדביקו בשיחה חדשה את רשימת הדרישות המפורסמת, את קורות החיים המנוקים ואת הפרומפט. בקשו טבלה בלבד — בלי ציון, בלי דירוג ובלי המלצה.
3. קראו בעצמכם את קורות החיים המקוריים בכל שורה שסומנה ״לא עומד״ או ״לא ברור״, תקנו את הטבלה אם צריך, ורשמו את ההחלטה ואת הסיבה במערכת הגיוס.

פרומפט להעתקה

להלן רשימת הדרישות שפורסמו למשרת [שם התפקיד] וקורות חיים של מועמד/ת (פרטים מזהים הוסרו).

בנה טבלה עם ארבע עמודות: הדרישה | עומד / לא עומד / לא ברור | ציטוט מדויק מקורות החיים שמבסס את התשובה | הערה.

כללים:
- התייחס רק לדרישות שברשימה. אל תוסיף שיקולים משלך.
- אם אין בקורות החיים ציטוט שמבסס ״עומד״ — סמן ״לא ברור״, לא ״לא עומד״.
- אל תדרג, אל תיתן ציון ואל תמליץ אם לקבל או לדחות.
- אל תסיק דבר על גיל, מין, מוצא, מצב משפחתי, בריאות או מוגבלות, מקום מגורים או שירות מילואים, ואל תתייחס לפערים בתעסוקה.

דרישות: [הדביקו]

קורות חיים: [הדביקו]

ממה להיזהר

• סעיף 9(ג) לחוק השוויון: אם הוכח שדרשתם ממועמד, ״במישרין או בעקיפין״, מידע בנושא שאסור להפלות בגללו — נטל ההוכחה שלא הפליתם עובר אליכם. שאלת ״היכרות״ תמימה שה-AI הציע על המשפחה עונה בדיוק על ההגדרה הזו.
• סעיף 2א אוסר לדרוש ממועמד את הפרופיל הצבאי שלו, ואוסר להשתמש בו ״אם הגיע לידיו״. גם שאלה כמו ״מה היה הפרופיל שלך?״ שהמודל הציע — נמחקת.
• סעיף 2(א) אוסר להפלות גם בשל ״השירות הצפוי בשירות מילואים, לרבות מחמת תדירותו או משכו״ — וגם בשל שירות המילואים של בן או בת הזוג. אז גם ״כמה ימי מילואים את/ה עושה בשנה?״ או ״בן/בת הזוג במילואים?״ לא נשאלים.

איך מתחילים

1. כתבו את רשימת הכישורים ואת רמת התפקיד (למשל ״מנהלת צוות, 8 כפופים״), והדביקו אותה עם הפרומפט.
2. בקשו לכל כישור שתי שאלות התנהגותיות (״ספרו על פעם ש...״), שאלה מצבית אחת ומחוון של שלוש רמות: מה נחשב תשובה חלשה, סבירה וחזקה.
3. מחקו כל שאלה שנוגעת, גם בעקיפין, לעילה אסורה (למשל ״איך את מסתדרת עם הילדים?״, ״מתי השתחררת?״), ושמרו את המאגר כתבנית קבועה לראיונות המשרה.

פרומפט להעתקה

אני מגייס/ת לתפקיד [שם התפקיד, רמת בכירות]. הכישורים שנבדוק: [כישור 1], [כישור 2], [כישור 3], [כישור 4].

לכל כישור כתוב:
- שתי שאלות התנהגותיות (״ספרו על מקרה שבו...״),
- שאלה מצבית אחת,
- מחוון: מה מאפיין תשובה חלשה, סבירה וחזקה.

כל השאלות בלשון רבים (״ספרו״, ״תארו״). אל תכלול שום שאלה, גם לא שאלת פתיחה או ״היכרות״, שנוגעת למשפחה, ילדים, הריון, גיל, מצב משפחתי, מקום מגורים, מוצא, דת, השקפה פוליטית, שירות צבאי, פרופיל צבאי, מילואים (שלהם או של בני זוגם), בריאות או מוגבלות.

ממה להיזהר

• דחייה שיוצאת אוטומטית אחרי שמערכת נתנה ציון נמוך היא החלטה שאף אדם לא קיבל. אם המועמד יוכיח שעמד בדרישות, הנטל להסביר את ההחלטה עליכם (סעיף 9(א)(1)) — ואין לכם הסבר.
• סיבה שה-AI ״הוסיף כדי לרכך״ (״חיפשנו מישהו עם יותר גמישות בשעות״) עלולה להתפרש כרמז להורות או לגיל. סיבה נכתבת רק מתוך הדרישות שפרסמתם.
• אם אתם מפעילים צ׳אטבוט שעונה למועמדים, טיוטת ההנחיה של הרשות להגנת הפרטיות מצפה שתיידעו אותם שהם משוחחים עם בוט ולא עם אדם, כשיש לכך השפעה מהותית על הסכמתם למסור מידע.

איך מתחילים

1. בקשו מה-AI סט של ארבע תבניות: זימון לראיון, עדכון על עיכוב, דחייה אחרי מיון ראשוני ודחייה אחרי ראיון — עם שדות ריקים כמו [שם] ו[תפקיד].
2. ערכו את התבניות לטון של הארגון, ושמרו אותן כתבניות קבועות בתיבת הדואר או במערכת הגיוס.
3. לכל מועמד/ת: השלימו את השדות בעצמכם, מחוץ לצ׳אטבוט, ושלחו רק אחרי שההחלטה נרשמה במערכת הגיוס.

פרומפט להעתקה

כתוב ארבע תבניות הודעה בעברית, במייל, בשם מחלקת משאבי האנוש של [שם הארגון]: (1) זימון לראיון, (2) עדכון על עיכוב בתהליך, (3) הודעה על אי-התאמה אחרי מיון ראשוני, (4) הודעה על אי-התאמה אחרי ראיון.

כללים: טון מכבד וענייני, עד 100 מילים כל אחת, השאר שדות ריקים בסוגריים מרובעים ([שם], [תפקיד], [תאריך]). בהודעות הדחייה אל תמציא סיבה, אל תכתוב שום דבר שנוגע לגיל, משפחה, מגורים או מילואים, והשאר שדה אופציונלי: [סיבה — רק לפי הדרישות שפורסמו]. פנה בלשון שמתאימה לנמען ולנמענת.

ממה להיזהר

• מודל שפה ״יודע״ כמה ימי חופשה ״נהוגים בישראל״ ועלול לכתוב מספר שאינו מופיע בהסכם שלכם. חוברת קליטה שמציגה זכות שגויה היא מסמך רשמי של המעסיק — כל מספר נבדק מול המקור.
• סעיף 2(א)(4) לחוק השוויון אוסר להפלות גם ב״הכשרה או השתלמות מקצועית״. אל תבקשו מה-AI מסלולי קליטה שונים לפי גיל, מין או הורות (״מסלול מקוצר לאמהות״) — מסלולים נקבעים לפי תפקיד.

איך מתחילים

1. אספו את המסמכים המחייבים העדכניים, מחקו מהם פרטים אישיים ונתוני שכר, והדביקו אותם עם הפרומפט.
2. בקשו שלושה תוצרים: חוברת קליטה בפרקים קצרים, תוכנית לשבוע הראשון ו-15 שאלות ותשובות — כשכל תשובה מציינת מאיזה מסמך היא לקוחה.
3. בדקו כל זכות, מספר ותאריך (ימי חופשה, הפרשות, שעות) מול המסמך המקורי, ותנו לגורם המאשר לחתום לפני ההפצה.

פרומפט להעתקה

אתה כותב/ת חומרי קליטה לעובדים חדשים ב[שם הארגון]. השתמש אך ורק במסמכים שלהלן.

הפק: (1) חוברת קליטה בפרקים קצרים (ברוכים הבאים, מי עושה מה, נהלים חשובים, זכויות ותנאים, למי פונים); (2) תוכנית לשבוע הראשון, יום אחר יום; (3) 15 שאלות ותשובות.

אחרי כל טענה על זכות, תנאי או מספר — ציין בסוגריים את שם המסמך שממנו לקחת אותה. אם מידע חסר במסמכים — כתוב ״[חסר במסמכים]״ ואל תשלים מהידע הכללי שלך. כתוב בלשון רבים, לכל העובדים והעובדות.

המסמכים: [הדביקו]

ממה להיזהר

• טיוטת ההנחיה של הרשות להגנת הפרטיות (עדיין טיוטה) מצפה ל״מדיניות ארגונית ייעודית״ שמגדירה אפליקציות מותרות ואסורות, את מי שרשאי להסתייע בהן ואת סוגי המידע האישי שמותר לחשוף — ולהדרכת עובדים. נוהל שלא עונה על אלה לא עושה את העבודה.
• נוהל שכולל ניטור עובדים (מעקב אחרי שימוש, קריאת שיחות) הוא עיבוד מידע ״במסגרת יחסי עבודה״: הטיוטה מזכירה שהפסיקה דורשת בו מידתיות, ורואה בתסקיר השפעה על הפרטיות ״הכלי המיטבי והמומלץ״ לבדוק אותה.
• מודלים ממציאים מספרי סעיפים ושמות של פסקי דין. נוהל פנימי עם הפניה משפטית שגויה נראה סמכותי ומטעה את העובדים — כל הפניה נבדקת במקור.

איך מתחילים

1. כתבו בנקודות את ההחלטות: הכלים המאושרים (וסוג החשבון), מי רשאי, מטרות מותרות, סוגי מידע אסורים (למשל מידע בעל רגישות מיוחדת, קורות חיים מזוהים, מידע של לקוחות).
2. הדביקו את הנקודות ואת הפרומפט, ובקשו נוהל במבנה קבוע: מטרה, תחולה, הגדרות, כללים, אחריות, הדרכה ובקרה.
3. העבירו את הטיוטה לגורם המשפטי לבדיקה; מחקו כל הפניה לחוק, לסעיף או לפסק דין שה-AI כתב ולא בדקתם בעצמכם במקור.

פרומפט להעתקה

נסח טיוטת נוהל פנימי בעברית: ״נוהל שימוש בכלי בינה מלאכותית יוצרת״ עבור [שם הארגון, מספר עובדים, תחום].

מבנה: מטרה; תחולה; הגדרות; כלים מאושרים ואסורים; מי רשאי להשתמש ובאילו מטרות; סוגי מידע שאסור להזין; הגדרות חשבון (כיבוי שימוש בשיחות לאימון); בדיקת תוצרים לפני שימוש; הדרכת עובדים; אחריות ובקרה.

השתמש בהחלטות שלהלן בלבד. אל תצטט חוקים, סעיפים או פסקי דין — אם נדרשת הפניה משפטית, כתוב ״[לבדיקת היועץ המשפטי]״.

ההחלטות שלנו: [הדביקו]

ממה להיזהר

• תיקון 13 מגדיר ״מידע אישי״ כנתון על אדם שניתן לזהותו ״במאמץ סביר, במישרין או בעקיפין״. תשובה חופשית מצוות של ארבעה אנשים (״כמו שאמרתי למנהל בשימוע שלי...״) מזהה את הכותב גם בלי שם.
• טיוטת ההנחיה של הרשות להגנת הפרטיות קובעת שהחוק חל גם על מידע אישי ״אשר נוצר תוך שימוש במערכות בינה מלאכותית, לרבות באמצעות היסקים או הערכות״. בקשה ״נחש איזו מחלקה כתבה את זה״ יוצרת מידע אישי חדש על עובדים — גם אם הסקר הובטח כאנונימי.
• תשובות שמספרות על מצב בריאותי, נפשי או משפחתי הן ״מידע בעל רגישות מיוחדת״. אם הבטחתם לעובדים אנונימיות, דיווח שמאפשר לזהות אותם הוא שימוש במידע שלא למטרה שלשמה נמסר.

איך מתחילים

1. ייצאו את התשובות מכלי הסקר בלי עמודות מזהות (שם, מייל, מספר עובד), ומחקו מהטקסט שמות של אנשים ופרטים שמסגירים כותב/ת בקבוצה קטנה.
2. העלו את הקובץ עם הפרומפט, ובקשו טבלת נושאים: שם הנושא, מספר האזכורים, טון כללי ושניים-שלושה ציטוטים מדויקים.
3. בדקו מדגם של 20 תשובות מול הסיווג, והציגו להנהלה רק נושאים ברמת הארגון או ברמת קבוצות שעוברות את הסף שקבעתם.

פרומפט להעתקה

להלן תשובות פתוחות של עובדים לשאלה: ״[נוסח השאלה]״. הפרטים המזהים הוסרו.

1. קבץ את התשובות ל-6 עד 10 נושאים. לכל נושא: שם קצר, מספר התשובות שעוסקות בו, טון כללי (חיובי / מעורב / שלילי), ושלושה ציטוטים מדויקים — מילה במילה, בלי עריכה.
2. אל תנסה לזהות, לנחש או לרמוז מי כתב תשובה כלשהי, גם אם יש בה רמזים.
3. אם תשובה כוללת מידע על בריאות, מצב משפחתי או פרט שעלול לזהות אדם — אל תצטט אותה; כתוב רק ״[תשובה עם מידע רגיש — הושמטה]״.

התשובות: [הדביקו או צרפו קובץ]

ממה להיזהר

• בישיבות HR עולים שכר, בריאות ולעתים תוצאות של מבדקי התאמה — ״מידע בעל רגישות מיוחדת״ לפי תיקון 13 (״נתוני שכר״, ״מצב בריאותו״, ו״הערכת אישיות״ שנערכה בידי גורם מקצועי או בכלי שנועד לכך). בוט תמלול חיצוני מעביר את כל זה לשרתים של ספק.
• סיכום AI של ישיבה על מועמד או עובד עלול לייחס למישהו אמירה שלא נאמרה. אם הסיכום ישמש בהחלטה על אותו אדם, טעות בו היא טעות בתיעוד של המעסיק — בדקו מול התמליל.
• חוק האזנת סתר אוסר ״האזנה ללא הסכמה של אף אחד מבעלי השיחה״. לקריאתנו, תמלול ישיבה שאתם משתתפים בה אינו האזנת סתר — אבל לפי פיירפלייז הבוט מקליט גם כשאתם לא נוכחים. בוט שנכנס לבד לפגישה שאינכם בה מקליט שיחה של אחרים בלי הסכמה של אף משתתף.

איך מתחילים

1. בהגדרות של פיירפלייז, תחת Auto-join calendar meetings, בחרו Only when I invite fred@fireflies.ai — אחרת הבוט מצטרף לכל פגישה ביומן שיש בה קישור, גם לשימוע. בישיבה מותרת הזמינו אותו ידנית ופתחו בהודעה למשתתפים שהפגישה מתומללת.
2. אחרי הפגישה, הדביקו את התמליל או את הרשימות שלכם בשיחה עם הפרומפט, ובקשו סיכום במבנה קבוע: החלטות, משימות עם אחראי ותאריך, ונושאים פתוחים.
3. בדקו כל החלטה, שם ותאריך מול התמליל, מחקו מהסיכום פרטים על עובדים מסוימים שאינם נחוצים, ורק אז הפיצו.

פרומפט להעתקה

להלן [תמליל / רשימות] של ישיבת [סוג הישיבה] מתאריך [תאריך].

כתוב סיכום בעברית בשלושה חלקים: (1) החלטות שהתקבלו; (2) משימות — מה, מי אחראי/ת ועד מתי; (3) נושאים פתוחים לישיבה הבאה.

כללים: אל תכלול מידע על בריאות, מצב משפחתי, שכר או הערכה אישית של עובד/ת מסוים/ת — כתוב במקום זה ״[פרט אישי הושמט]״. אם החלטה או תאריך לא ברורים מהתמליל — סמן ״[לא ברור — לבדוק]״ ואל תשלים. אל תייחס לאף משתתף/ת דבר שלא נאמר במפורש.