בינה מלאכותית לעובדי ציבור: מה מותר להכניס, לאיזה כלי, ואיך עושים את זה נכון

ממה להיזהר

• לפי המדריך הממשלתי אין להזין לכלי חיצוני מידע אישי, וגם לא פרומפט "אשר מעידים על כוונה לביצוע פעולה כלפי פרט מזוהה מסוים". פנייה של תושב כמעט תמיד כוללת את שניהם, ולכן היא עוברת רק לכלי שהארגון אישר.
• בקשה לפי חוק חופש המידע מוגשת לממונה על חופש המידע בארגון (סעיף 7(א)), והתשובה יוצאת דרכו. יש להודיע על ההחלטה תוך 30 יום, וניתן להאריך בהודעה מנומקת בכתב (סעיף 7(ב)–(ג)). דחייה, כולה או חלקה, מחייבת הודעה בכתב עם הנימוקים ועם יידוע על הזכות לעתור (סעיף 7(ו)). טיוטה של הכלי לא בודקת את זה בשבילכם.
• הכלי עלול להמציא סעיף, זכות או מועד שלא קיימים. תשובה רשמית היא הודעה של הרשות, ולפי המדריך הממשלתי, מחלקת ייעוץ וחקיקה במשרד המשפטים עוד מגבשת מדריך משפטי שיעסוק גם בחובת ההנמקה — עד אז פנו ללשכה המשפטית של הארגון בכל מקרה לא שגרתי.

איך מתחילים

1. בכלי שהארגון אישר: הדביקו את הפנייה, את סעיף הנוהל הרלוונטי ואת ההחלטה שלכם בשלוש נקודות. בכלי חיצוני: כתבו במקום זאת תיאור כללי, למשל "תושב מבקש הנחה בארנונה בשל שינוי בהרכב המשפחה", בלי אף פרט מזהה.
2. בקשו טיוטה במבנה קבוע: תודה על הפנייה, ההחלטה, הנימוק, הצעד הבא ודרך פנייה נוספת. אם זו בקשה לפי חוק חופש המידע, תאמו עם הממונה על חופש המידע בארגון, ובקשו שהטיוטה תכלול את נימוקי הדחייה ואת הזכות לעתור.
3. העבירו את הטיוטה למערכת פניות הציבור או למסמך הארגוני, השלימו את הפרטים האמיתיים ובדקו כל מספר, תאריך והפניה לנוהל מול המקור לפני החתימה.

פרומפט להעתקה

אתה עוזר ניסוח במחלקת [שם המחלקה] ב[משרד / רשות]. נסח טיוטת תשובה לפנייה של תושב. תיאור הפנייה (בלי פרטים מזהים): [תיאור כללי]. ההחלטה שלנו: [החלטה]. הנימוק: [נימוק + סעיף בנוהל]. הצעד הבא עבור הפונה: [מה עליו לעשות, עד מתי, איך]. כתוב בעברית רשמית אבל פשוטה, בגוף ראשון רבים ("בדקנו", "החלטנו"), עד 200 מילים. אל תוסיף הבטחות, מועדים או זכויות שלא הופיעו כאן; אם חסר מידע, סמן [להשלים].

ממה להיזהר

• מכתב שנשלח לתושב מסוים כולל מידע אישי — המדריך הממשלתי אוסר להזין מידע כזה לכלי חיצוני. עבדו על התבנית, והכניסו את הפרטים רק במערכת הארגונית.
• פישוט עלול לשנות משמעות משפטית: "רשאי" שהפך ל"חייב", או תנאי שנעלם. המדריך מורה לא להניח שהתוכן נכון בלי לבדוק, ולהתייעץ עם בעל מקצוע כשהנושא לא בתחום שלכם.

איך מתחילים

1. הדביקו את הנוסח המאושר (תבנית, בלי שמות ומספרים אישיים) ורשמו לכלי אילו פרטים חייבים להישאר כלשונם.
2. בקשו גרסה בשפה פשוטה ובמבנה ברור — משפטים קצרים, מה צריך לעשות ועד מתי — ובקשו גם רשימה של כל מה שהכלי השמיט או שינה.
3. השוו את הגרסה החדשה למקור. אם השתנה משהו מהותי, העבירו ללשכה המשפטית או לגורם שאישר את הנוסח המקורי לפני שהגרסה יוצאת.

פרומפט להעתקה

לפניך נוסח של [מכתב / הודעה / דף מידע] מטעם [משרד / רשות]. שכתב אותו לעברית פשוטה וברורה לתושבים: משפטים קצרים, פנייה ישירה בלשון רבים, ובראש המכתב מה צריך לעשות ועד מתי. אל תשנה ואל תשמיט: [מועדים, סכומים, תנאים, זכות ערעור]. אחרי הנוסח החדש, כתוב רשימה של כל שינוי תוכן שעשית, כולל השמטות. הנוסח המקורי: [הדבקה]

ממה להיזהר

• לא מתרגמים בכלי חיצוני מכתב לתושב מסוים או מסמך עם פרטים אישיים: המדריך הממשלתי אוסר להזין מידע אישי לכלים כאלה.
• תרגום שגוי של מועד, תנאי או זכות עלול לפגוע בדיוק באוכלוסייה שההודעה נועדה לשרת. המדריך מורה להצליב את התוצאה ולהתייעץ עם מומחה בנושא שלא בתחום שלכם — כאן, דובר ערבית.

איך מתחילים

1. פשטו קודם את העברית (משימה 2): טקסט קצר וברור מתורגם טוב יותר.
2. בקשו תרגום לערבית ספרותית תקנית, עם רשימה של מונחים רשמיים (שמות מחלקות, שירותים, טפסים) שהכלי לא בטוח בתרגומם.
3. העבירו את התרגום לדובר ערבית בארגון לבדיקה, ובדקו שמספרי טלפון, תאריכים וכתובות הועתקו נכון לפני הפרסום.

פרומפט להעתקה

תרגם לערבית ספרותית תקנית (فصحى) את ההודעה הבאה של [משרד / רשות] לתושבים. שמור על אותו מבנה ואותה רמת רשמיות. אל תתרגם שמות של אתרים, טפסים ושירותים שאין להם שם רשמי בערבית — השאר אותם בעברית בסוגריים. בסוף, כתוב בעברית רשימה של מונחים שאתה לא בטוח בתרגומם. ההודעה: [הדבקה]

ממה להיזהר

• המדריך הממשלתי מונה כמידע מוגן גם מידע "אשר הופק במסגרת תהליך של גיבוש מדיניות" ו"תרשומות פנימיות של שיח בין גורמי מקצוע". מסמך כזה לא עולה לכלי חיצוני, גם אם אין בו פרטים אישיים.
• הכלים עלולים לצטט מקורות "שאינם מדויקים ואף מומצאים" — כך במדריך. תקציר שמגיע לממונה בלי בדיקה מול המקור עלול להטעות אותו.

איך מתחילים

1. העלו את הקובץ לכלי המתאים לפי ההחלטה שלמעלה, וכתבו בשביל מי התקציר ולאיזו החלטה הוא נדרש.
2. בקשו תקציר במבנה קבוע: עיקר המסמך, המלצות או הוראות, מספרים חשובים, ומה המשמעות ליחידה שלכם — עם מספר עמוד או סעיף ליד כל טענה.
3. בדקו במקור לפחות כל מספר, כל ציטוט וכל המלצה שתגיע לממונה, ומחקו כל טענה שלא מצאתם.

פרומפט להעתקה

סכם את המסמך המצורף עבור [תפקיד הקורא], שצריך להחליט על [נושא ההחלטה]. מבנה: (1) עיקר המסמך בשלושה משפטים; (2) ההמלצות או ההוראות, כל אחת עם מספר עמוד או סעיף; (3) מספרים ונתונים חשובים, עם מספר עמוד; (4) מה המשמעות ל[יחידה / משרד]; (5) מה המסמך לא אומר או משאיר פתוח. אל תוסיף מידע שלא מופיע במסמך. אם אינך בטוח במשהו, כתוב [לבדוק].

ממה להיזהר

• פרוטוקול של ישיבה פנימית עשוי להיות "תרשומות של התייעצויות פנימיות" לפי סעיף 9(ב)(4) לחוק חופש המידע. המדריך הממשלתי מונה "תרשומות פנימיות של שיח בין גורמי מקצוע" כמידע ממשלתי מוגן, ואוסר להזין מידע מוגן לכלי חיצוני — גם כשאין בו פרטים אישיים.
• המדריך אוסר ליצור "באופן עצמאי ממשק אוטומטי בין כלי AI חיצוני לארגון לבין סביבת העבודה הארגונית" בלי "התייעצות ואישור הגורמים הרלוונטיים בארגון", כמו האחראי על אבטחת המידע או הממונה על הגנת הפרטיות. בוט שמצטרף לשיחה ב-Teams או ב-Zoom הוא בדיוק ממשק כזה.
• טיוטה שמייחסת למשתתף דברים שלא אמר, או "החלטה" שלא התקבלה, עלולה להפוך לרשומה רשמית. לכן יושב הראש מאשר את הפרוטוקול, לא הכלי.

איך מתחילים

1. בכלי שהארגון אישר: הדביקו את הרשימות שלכם או את התמלול, ואת רשימת המשתתפים לפי תפקיד.
2. בקשו טיוטת פרוטוקול במבנה של היחידה: נושאים, עיקרי הדברים, החלטות, ובטבלה משימות, אחראי ומועד.
3. השלימו ותקנו מול הרשימות שלכם, ושלחו את הטיוטה לאישור יושב הראש לפני הפצה. שמרו אותה רק במערכות הארגון.

פרומפט להעתקה

לפניך רשימות מישיבה של [שם הפורום] מתאריך [תאריך]. הכן טיוטת פרוטוקול: (1) משתתפים לפי תפקיד; (2) לכל נושא — עיקרי הדברים בשני משפטים לכל היותר, בלי לייחס ציטוטים לאנשים; (3) החלטות, בנוסח "הוחלט כי..."; (4) טבלת משימות: משימה, אחראי, מועד. אל תוסיף החלטות או מועדים שלא מופיעים ברשימות. כל דבר שלא ברור אם הוחלט, סמן [לא ברור — לבדוק]. הרשימות: [הדבקה]

ממה להיזהר

• המדריך הממשלתי מונה כמידע מוגן מידע "אשר הופק במסגרת תהליך של גיבוש מדיניות". חוק חופש המידע, בסעיף 9(ב)(2) ו-(4), מאפשר לא למסור מידע על מדיניות בשלבי עיצוב ומסמכי התייעצות פנימיים. חומר כזה לא עולה לכלי חיצוני.
• לפי המדריך, בתהליכי קבלת החלטות יש להתייחס לפלט "כתומכות החלטה אנושית, ולא כמקור יחיד לקבלת מידע או כהחלטה סופית". לכן הפרומפט משאיר את ההמלצה לכם.

איך מתחילים

1. אספו את החומר: נתונים, מסמכי רקע, עמדות גורמים. סמנו מה פורסם לציבור ומה פנימי.
2. בכלי שהארגון אישר, בקשו שלד במבנה של היחידה שלכם: השאלה להחלטה, רקע, חלופות, יתרונות וחסרונות של כל אחת, סיכונים והמלצה — ובקשו לסמן כל טענה שאין לה מקור בחומר שנתתם.
3. כתבו בעצמכם את ההמלצה ואת השיקולים, בדקו כל נתון במקור, והוסיפו הערה על השימוש ב-AI אם הארגון שלכם מחייב זאת.

פרומפט להעתקה

עזור לי לבנות שלד של נייר עמדה עבור [תפקיד הממונה] בשאלה: [השאלה להחלטה]. השתמש רק בחומר שאני מצרף. מבנה: (1) השאלה להחלטה במשפט אחד; (2) רקע, עד 150 מילים; (3) שלוש חלופות לכל היותר — לכל אחת יתרונות, חסרונות, עלות משוערת אם מופיעה בחומר, וסיכונים; (4) שאלות פתוחות שצריך לברר. אל תכתוב המלצה — אותה אכתוב בעצמי. סמן [אין מקור] ליד כל טענה שלא מבוססת על החומר. החומר: [הדבקה]

ממה להיזהר

• הערות ציבור כוללות מידע אישי על הכותבים, ולכן לפי המדריך הממשלתי הן לא עולות כמו שהן לכלי חיצוני.
• מיון אוטומטי עלול להעלים קול של מיעוט: הערה אחת חשובה נבלעת בנושא גדול. המדריך מזהיר מהטיות ומפגיעה באוכלוסיות, ומורה להשתמש בפלט כתמיכה בהחלטה בלבד. לכן את ההערות החריגות קוראים בני אדם.
• אם הדוח לציבור נשען במידה משמעותית על ניתוח של AI, המדריך ממליץ לשקול לציין זאת בתוצר הסופי, בהתאם להנחיות הארגון.

איך מתחילים

1. ייצאו את ההערות לגיליון: עמודה אחת לכל הערה, ומספר רץ במקום שם הכותב.
2. בקשו מהכלי למיין לנושאים, לספור כמה הערות בכל נושא, לציין מספרים רצים של הערות מייצגות ולסמן בנפרד הערות שלא מתאימות לאף נושא.
3. קראו בעצמכם מדגם מכל נושא ואת כל ההערות החריגות, ותקנו את המיון לפני שהוא מגיע לדוח או לממונה.

פרומפט להעתקה

לפניך [מספר] הערות ציבור על [שם הטיוטה / התוכנית], כל אחת עם מספר רץ. (1) מיין אותן לנושאים; התחל מהרשימה הזו והוסף נושאים רק אם צריך: [נושאים]. (2) לכל נושא: כמה הערות, סיכום של שני משפטים, ומספרים רצים של שלוש הערות מייצגות. (3) רשום בנפרד הערות שלא מתאימות לאף נושא, הערות בשפה אחרת והערות שמעלות טענה משפטית. אל תעריך אם הטענות נכונות ואל תמליץ מה לאמץ. ההערות: [הדבקה]

ממה להיזהר

• הכלים ממציאים בקלות מספרי סעיפים והפניות לחוזרים. נוהל עם הפניה שגויה מחייב עובדים לפי מקור שלא קיים — לכן הפרומפט מסמן כל הפניה לבדיקה.
• בנוהל AI אל תכתבו לתוך הנוהל הרשאה שהארגון לא נתן. לפי המדריך הממשלתי, חיבור של כלי AI חיצוני לסביבת העבודה מחייב התייעצות ואישור של הגורמים הרלוונטיים בארגון, כמו האחראי על אבטחת המידע, הממונה על הגנת הפרטיות או האחראי לניהול סיכוני AI; והטמעה של מערכת AI בארגון עוברת תהליך ניהול סיכונים לפי רמת הסיכון — גם במסלול הירוק.
• לפי טיוטת הרשות להגנת הפרטיות, תיקון 13 מחייב כל גוף ציבורי למנות ממונה על הגנת הפרטיות. שתפו אותו בכל נוהל שנוגע למידע אישי.

איך מתחילים

1. כתבו בנקודות איך התהליך עובד היום ומה צריך להשתנות. לנוהל AI הורידו את המדריך הממשלתי ופתחו את נספח ה' (עמ' 33–37) — "מדיניות ארגונית לדוגמה לשימוש אחראי בבינה מלאכותית" — שכתוב כתבנית עם סוגריים מרובעים להשלמה. התבנית מיועדת למוביל ה-AI הארגוני ולמדיניות של הארגון כולו; בדקו קודם אם הארגון כבר אימץ מדיניות כזו, ונוהל היחידה צריך לנבוע ממנה.
2. בקשו מהכלי טיוטה במבנה של הארגון שלכם: מטרה, תחולה, הגדרות, אחריות, שלבי ביצוע, תיעוד ובקרה. לנוהל AI, בקשו ממנו להתאים ליחידה את הסעיפים הרלוונטיים של נספח ה' — בעיקר סעיף 9, "הנחיות לעובדים" — בלי להוסיף חובות או הרשאות שלא במדיניות הארגון.
3. העבירו את הטיוטה להערות של הגורמים שקבעתם, ובדקו שכל הפניה לחוק, לתקשי"ר או לנוהל אחר קיימת ועדכנית.

פרומפט להעתקה

נסח טיוטת נוהל פנימי ל[יחידה] בנושא [נושא]. בראש הנוהל כתוב מילון מונחים, והשתמש בו בעקביות. מבנה: 1. מטרה; 2. תחולה; 3. הגדרות; 4. אחריות (לפי תפקידים, לא שמות); 5. שלבי ביצוע ממוספרים; 6. תיעוד ובקרה; 7. מסמכים קשורים. תיאור התהליך: [נקודות]. אל תמציא הפניות לחוקים, לתקנות או לתקשי"ר — אם נראה לך שצריך הפניה, כתוב [הפניה — לבדוק מול הלשכה המשפטית].